«Только что прочла вашу книгу «Как навести порядок на компьютере раз и навсегда». Она пришлась очень кстати: я как раз планировала разработать структуру хранения файлов на компьютере. Как оказалось, интуитивно я еще раньше навела порядок в рабочих файлах, которыми пользуются все сотрудники, применяя большую часть ваших советов. Теперь нужно сделать ревизию, удалить дубликаты и объединить накопившиеся лишние папки.
Но встает другая проблема: как быть, если есть несколько носителей информации? Например, я часто работаю дома или еще где-то на своем ноутбуком, смартфоне, иногда – с чужого компьютера. Также есть внешний жёсткий диск, где у меня хранится фото-архив и другие файлы. Как избежать путаницы и дубликатов, имея несколько девайсов?»
Кристина Громова, специалист по маркетингу

Ваша задача решается в два этапа: на первом вы синхронизируте все свои устройства, подключенные к интернету (домашний, рабочий компьютер, смартфон, планшет, ноутбук и т.п.), на втором – архивы на внешнем жестком диске, флешке, фотоаппарате и т.д.

Шаг первый

Круговорот файлов в природе :)
Круговорот файлов в природе 🙂
В интернете существует целый ряд облачных сервисов (Dropbox, «Яндекс диск», Sugarsync, Box и др. – подробнее о них можно прочесть здесь), которые не только хранят файлы пользователя и предоставляют к ним доступ через браузер из любой точки мира, но и умеют синхронизировать (приводить к единой структуре и набору файлов) заданные папки на всех устройствах пользователя. Как обеспечить синхронизацию устройств, например, с помощью Dropbox, вы можете прочесть в справке этого сервиса: https://www.dropbox.com/ru/help/4

Ниже я опишу механизм синхронизации применительно к задаче наведения порядка на компьютере.

Итак, вы устанавливаете на один из своих компьютеров (например, рабочий) клиентскую программу выбранного сервиса хранения и синхронизации файлов. Указываете одну или несколько папок, копии которых хотите иметь в онлайновом сервисе. Клиентская программа закачивает указанные папки и файлы на сервис.

Затем вы устанавливаете клиентские программы на каждое устройство, подключаемое к интернету – и на каждом из них после синхронизации с сервисом появится точная копия папок и файлов, хранящихся в данный момент на рабочем компьютере и в интернет-«облаке». (Отмечу, однако, что вы можете тонко настроить синхронизацию, указав на каждом устройстве, какие папки синхронизировать, а какие – нет. Скажем, на смартфоне ради экономии места можно синхронизировать только одну или две самых важных рабочих папки из нескольких).

Дальше – все просто: по мере того, как вы редактируете файлы на одном из устройств – их версии в «облаке» автоматически обновляются. И как только вы включите другое устройство, чтобы поработать на нем – оно также автоматически синхронизируется с сервисом, т.е. обновленные версии файлов будут перекачены из «облака» в папки этого второго устройства. Таким образом, с каким бы устройством вы ни работали – вы всегда будете иметь дело с одной и той же структурой папок и с самыми последними версиями ваших файлов. И вам не придется тратить время, нервы и силы, чтобы самостоятельно сравнивать файлы и копировать их вручную с устройства на устройство.

Однако хочу здесь подчеркнуть один важный момент, о котором почему-то редко пишут популяризаторы «облачных» сервисов. Каждый раз, включив новое устройство, не открывайте файлы для редактирования до тех пор, пока не завершится процесс синхронизации устройства с «облаком»! Если пренебречь этим правилом, клиентская программа создаст две копии одного документа: первая – та, которую вы поспешили начать редактировать, вторая – будет скачана с сервиса (естественно, она не будет содержать правок, которые вы внесете в первую копию). Если пренебрегать этим правилом постоянно, со временем у вас появится множество файлов с похожими названиями, но различным содержанием, в которых будет непросто разобраться.

Еще раз: чтобы избежать ошибочного дублирования файлов – приступайте к работе только после завершения синхронизации (о нем всегда сообщают клиентские программы тем или иным способом). После включения устройства синхронизация нескольких обновленных файлов обычно занимает не больше минуты. Конечно, когда синхронизируются гигабайты данных (например, при закачивании в облако нового корпоративного архива) – придется подождать немного дольше.

Шаг второй

Чтобы поддерживать единообразие папок на компьютере и подключаемом жестком диске – используйте специальные программы синхронизации данных на локальных устройствах.

Например, лично я с помощью бесплатной версии программы Exiland Backup Free (http://www.exiland-backup.com/ru/) синхронизирую свои рабочие папки на ПК с архивом этих же папок на другом сетевом компьютере, а также с архивом на «флешке» большой емкости. Также одну из папок с электронными книгами я регулярно синхронизирую с аналогичной папкой на букридере. Делаю это, конечно, вручную, подсоединив через USB-вход то или иное устройство. Но все, что от меня при этом требуется – нажать одну заранее настроенную кнопку. Другими словами, я не трачу на процесс сверки и синхронизации файлов никаких интеллектуальных усилий. Все за меня делает программа.

Есть еще одна важная причина, по которой я настоятельно рекомендую не ограничиваться «облачными» сервисами, а использовать в паре с ними ту или иную программу синхронизации локальных данных.

Представьте себе ситуацию. Вы нечаянно или осознанно удалили определенный файл. Затем в процессе синхронизации этот файл исчез на всех ваших устройствах. А в один прекрасный день этот файл вдруг вам понадобился вновь… Катастрофа! Но если вы используете, например, ту же программу Exiland Backup Free, которая позволяет хранить старые копии одного и того же архива – вы имеете шанс найти нужный файл в одной из копий. Я уж не говорю о том, насколько полезен окажется архив этой программы, если вдруг «пропадает» интернет и «облачные» сервисы на время станут недоступны.

Резюме

Благодаря использованию пары: «облачный сервис синхронизации» + «программа синхронизации локальных данных» – вы сможете целенаправленно наводить порядок в файлах и папках на одном устройстве. И этот порядок будет автоматически, без ваших усилий, «мигрировать» на все ваши устройства.

© Юрий Смирнов, Masam.by

Как навести порядок на нескольких устройствах?

Приглашаем к диалогу!

Как навести порядок на нескольких устройствах?: 2 комментария

  • 26.01.2015 в 11:26
    Постоянная ссылка

    >> А в один прекрасный день этот файл вдруг вам понадобился вновь… Катастрофа! Но если вы используете, например, ту же программу Exiland Backup Free, которая позволяет хранить старые копии одного и того же архива – вы имеете шанс найти нужный файл в одной из копий.

    а вот и нет! Dropbox замечательно хранит все версии файлов. Восстановить любой файл или даже его раннюю версию можно через веб-интерфейс вот так https://dl.dropboxusercontent.com/u/192033/2015-01/dropbox_restore.png

    Ответить
    • 26.01.2015 в 12:02
      Постоянная ссылка

      Рад, что Вы используете Dropbox. Тем не менее, хочу уточнить:

      1. Dropbox бесплатно сохраняет каждую версию файла только на протяжении месяца (после чего она стирается). Если пользователь хочет дольше – он должен перейти на платную версию сервиса, а далеко не все к этому готовы. В то же время с помощью бесплатной версии Exiland Backup Free пользователь может контролировать сохранность версий как угодно долго.

      2. Не во всех облачных сервисах, как в Dropbox, есть функция сохранения версий. И далеко не все пользователи работают именно с Dropbox. Я, например, по целому ряду причин предпочел Yandex Disk. Поэтому для меня и подобных мне пользователей (которых, согласитесь, чисто статистически – большинство) вышеописанную проблему как раз и могут решить программы локального архивирования данных, типа Exiland Backup.

      3. Еще раз напоминаю о ситуациях, когда интернет оказался временно недоступен (а еще, хотя и очень редко, данные теряют и сами сервисы). В таких ситуациях выручит локальный архив.

      С уважением,
      Юрий

      Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *