Как освоить делегирование на домашней территории?

Распределение домашних работ в семье – сфера, где правил еще не выработано. В литературе по домоводству можно найти, в основном, благие пожелания: дом в эпоху равноправия должен стать общей заботой семьи, и заботы по хозяйству можно и нужно справедливо распределить между всеми домочадцами.
Помочь осуществить процесс распределения задач могут технологии организационного менеджмента, в частности, методы делегирования задач и полномочий в организации. Если эту науку вы впервые начнете осваивать во время декретного отпуска, то после выхода на работу сможете применить ее и у себя в организации.
Процесс делегирования задач предполагает уверенное выполнение руководителем нескольких процедур:

  1. Распределения между сотрудниками постоянных задач, которые должно выполнять подразделение.
  2. Поручения временных, разовых задач конкретному сотруднику.
  3. Формулирования и передачу сотрудникам конкретных заданий.
  4. Мониторинга и контроля исполнения.

Всем этим задачам можно найти аналоги и в домашнем менеджменте. И, как и руководителю в организации, хозяйке дома, желающей поделиться ответственностью за быт, имеет смысл преодолеть свои внутренние преграды к делегированию и обращать внимание на «ловушки», которые могут ставить «сотрудники». Разница же домашней и производственной ситуации в том, что за хозяйкой полномочия руководителя формально не закреплены, и поэтому о целесообразности выполнения каждой из задач с домочадцами необходимо договариваться. С другой стороны, если сотрудники могут считать задачи организации внешними для себя, то в поддержании разумного порядка в доме могут быть искренне заинтересованы все члены семьи.

Как распределять постоянные обязанности по дому?

Как и в организации, в семье полезно составить полный список работ, который необходим для функционирования, в данном случае, домашнего хозяйства. Не упустить важные виды деятельности поможет методика описания рабочего места. Чтобы четко сформулировать задачи сотрудника на определенной должности, его просят зафиксировать все, что он делает в рабочее время. Отдельно составляют список работ, которые должно выполнять подразделение. Затем сравнивают отчеты сотрудников с задачами отдела и формулируют должностную инструкцию (иногда пользуясь при этом в качестве образца инструкциями для работников аналогичных подразделений других компаний).
Таким же образом можно попросить каждого из причастных к домоводству записать, что они уже делают по хозяйству, и сколько времени на это тратят. Затем на семейном совете обсудить, какие работы в принципе необходимо выполнять дома. И распределить нагрузку между «исполнителями».
Важно при этом обратить внимание на интеллектуальную часть работы по дому – планирование, организацию исполнения и контроль. Если в бизнес-организации эта часть работы по умолчанию остается за руководителем, который не загружен рутинными задачами, то в семье ее тоже можно разделить, например, передавая функции «главного эконома» по очереди всем взрослым членам семьи. Часть такой работы можно делать и совместно, либо поручить конкретные функции неодушевленным «организаторам» в виде графиков домашних дел (которые, однако, тоже кто-то должен составить). Нередко случается, что эта работа остается неучтенной и выполняется только хозяйкой, не осознаваемая никем как отдельная нагрузка. В этом случае она так и остается «главной домоправительницей» и может чувствовать себя переутомленной бытом, даже если другие члены семьи активно участвуют в повседневных хозяйственных делах.
Многие западные специалисты по организации домашнего пространства советуют время от времени обмениваться всеми домашними обязанностями – тогда каждый из членов семьи становится самостоятельнее в быту, и никто не считает, что делает самую скучную работу. Хотя если предпочтения к тем или иным видам видам деятельности определились, и разделение ответственности устраивает все договаривающиеся стороны, то смена ролей может быть лишь эпизодической.
Американский семейный терапевт Вирджиния Сатир пользуется понятием «семейная инженерия», называя так всю работу по обеспечению функционирования семьи, и рекомендует раз в квартал совместно проводить мониторинг домашних работ. По ее мнению, домашние дела нужно регулярно обсуждать и регламенты работ пересматривать. Ведь нет смысла зимой выделять время на уход за цветниками, зато подготовка к празднованию Нового года может потребовать от домочадцев усилий, которые не нужны в другие сезоны. Кроме того, изменившиеся обстоятельства могут потребовать иного распределения нагрузки между домочадцами – иначе кто-то из членов семьи может быть переутомлен.

Как делегировать временные поручения?

Если ответственность за повторяющиеся домашние работы поделена, и планирование домашней хозяйственной жизни осуществляется членами семьи совместно или поочередно, то для распределения разовых задач уже создана хорошая почва. Членам семьи нужно лишь время и место, когда семейный совет делегирует выполнение поручения (например, о вызове сантехника или закупке продуктов к вечеринке) кому-то из членов семьи. А поставить задачу перед всей семьей может любой из домочадцев. Важно только, чтобы семья собиралась полным составом хотя бы раз в несколько дней и договорилась о месте для обмена информацией (да, в продвинутых семьях уже давно есть общедоступные информационные доски, хотя бы на поверхности холодильныков, и всевозможные объявления на них).

Как ставить задачу для члена семьи или домашнего работника?

Грамотная постановка задачи в домашнем хозяйстве предполагает те же шаги, что и на производстве.

  1. Исполнителя нужно мотивировать на качественную работу, объяснив ее значимость для семьи и выразив надежду в его достаточной квалификации. Родители могут считать, что ребенок обязан с энтузиазмом браться за любое поручение, исходящее от них, но ему, как и члену команды на производстве, важно понимать, зачем нужна эта работа семье, и почему для ее исполнения выбрали именно его.
  2. Нужно правильно сформулировать задачу. Для чего вспомнить о критериях SMART, описав предстоящее дело как конкретное (spesific), измеримое (measurable), согласованное с другими задачами исполнителя (agreed), реалистическое (realistic) и привязанное к конкретному времени (timed). Не просто «тебе отныне поручается мытье посуды после ужина», а «твоя задача – весь этот месяц каждый вечер собирать тарелки и чашки со стола сразу после ужина, загружать посудомоечную машину и запускать ее, а перед сном расставлять помытую посуду в кухонном шкафу». Самая распространенные ошибки при постановке задачи у менеджеров, как замечают бизнес-консультанты — неопределенность временного срока и малая конкретность: начальники любят оперировать терминами вроде «как можно быстрее» и требовать «необходимых улучшений», не объясняя, что они считают необходимым.
  3. Сообщить о ресурсах и полномочиях, которыми исполнитель может пользоваться. Логично, что предлагая домработнице очищать от пыли ковролин, нужно указать, где находится пылесос и инструкция к нему, и определить, куда девать домашний хлам, мешающий уборке. А еще лучше – если места хранения устройств и инвентаря для различных домашних работ, а также документов ко всей бытовой технике будут в вашем доме постоянными и известными всем, кто вовлечен в домашнее хозяйствование: тогда количество консультаций уменьшится в разы.
  4. Обозначить будущие формы контроля и обратной связи.

Хотя хозяйка или хозяин дома не являются руководителями формально, домочадцам, особенно только начавшим свой путь в домоводстве, тоже нужна обратная связь от более опытного «коллеги». Правда, формы «вознаграждений и санкций» для родственников могут отличаться, ведь работу по дому члены семьи делают в собственных интересах и, в идеале, должны осознавать, что работают на себя. Но информация, что его труд замечен, нужна и супругу, и ребенку, а ее отсутствие демотивирует и на домашней территории.

Что может мешать делегированию?

Бизнес-консультант Мария Урбан, опросив большое количество менеджеров, перечисляет следующие внутренние препятствия, которые мешают руководителям передавать работу подчиненным.

  1. Неуверенность в компетенциях сотрудников.
  2. Нежелание тратить время на обучение персонала.
  3. Чувство вины за то, что загружаешь подчиненных дополнительной работой.
  4. Боязнь потерять свою значимость, если подчиненный сделает работу лучше, чем руководитель.
  5. Нежелание делиться с подчиненными интересными задачами.

Все эти проблемы могут мешать и хозяйке — и разделить ответственность за быт с домочадцами, и передать часть работ наемному персоналу.

  1. Качество работы, сделанной другим, как и порядок действий, может не удовлетворять. С этим приходится смириться, заранее договорившись с исполнителем о приемлемых критериях качества для результата и отказавшись от мелочного контроля за ходом работы.
  2. Времени на инструктирование «коллеги по домоводству» тоже может быть жалко. В бизнес-практике такие сожаления называют «ложной экономией времени»: известно, что затраты времени на обучение быстро «окупаются», высвобождая затем значительно больше времени руководителя. Но родители, не приобщающие к хозяйству детей под предлогом «проще сделать самому, чем объяснить», пасуют перед тем же внутренним барьером.
  3. Мать и хозяйка может испытывать и подспудное чувство вины за то, что работает по дому меньше, чем женщины старших поколений, и загружает нудной работой «и без того занятых» родственников. У руководителей в организации боязнь чрезмерно «загрузить» сотрудников проходит с опытом управленческой работы. Ведь быть хорошим руководителем и опасаться что-то поручить подчиненному невозможно, важно лишь научиться разумно распределять работу между сотрудниками. В семье, особенно относительно домочадцев, мера участия которых в домашнем труде не определена никакими правилами, все сложнее. Хозяйке, которая рвется всех обслуживать, тоже следует избавляться от «комплекса Золушки». Но полностью перекладывать рутинные дела на домочадцев вряд ли стоит: распределение нагрузок должно оцениваться как справедливое всеми членами семьи.
  4. Есть хозяйки, которые видят основу своего авторитета в умении справиться с многочисленными домашними делами самостоятельно. Если при этом им все же важно освободить от быта часть личного времени, то есть смысл поискать другие поводы для самоуважения.
  5. Некоторые домашние дела могут просто нравиться – настолько, что ими жалко делиться. Существуют люди, искренне увлеченные кулинарией, ремонтными работами или наведением чистоты. По этому поводу уместен тот же совет, что предлагается менеджерам на производстве: оставлять себе самое интересное можно, если другие задачи организации (в данном случае домашнего хозяйства) не страдают. Кулинарное творчество в форме воскресного обеда выдержит большинство семей, а вот ежевечерние многочасовые экзерсисы на кухне – и требование, чтобы для них были созданы все условия – вряд ли поспособствуют гармонии семейной жизни.

Начиная процесс делегирования домашних работ, стоит помнить и о том, как остальные участники процесса могут ему сопротивляться.
«Обратное делегирование» — это когда задача прямо (в форме отказа) или косвенно (в форме бесконечных обращений за консультациями) возвращается тому, кто ее поставил. Подчиненные при этом часто ссылаются на большую компетентность руководителя. Руководителю рекомендуется не вестись на грубую лесть, и выражать уверенность, что подчиненный тоже рано или поздно справится. А для консультаций установить четкий лимит времени.
«Переделегирование» — когда сотрудник по своей воле перепоручает работу коллеге. Так и старший сын может после семейного совета отдать свою часть работу младшему, а супруг переделегировать свою работу ребенку или домработнице. Для организационной среды такое самоуправство недопустимо, ведь оно мешает руководителю нести ответственность за распределение работ и точный выбор исполнителя. Если функцию руководителя выполняет семейный совет, его решения тоже должны уважать все участники.
Наконец, «самоделегирование» — когда сотрудник по своей инициативе берет на себя дополнительную нагрузку из числа более интересных работ, выполняя их в удобное для себя время, а потом требует за это бонусов. Организационный менеджмент рассматривает такое поведение как форму манипулирования руководителем и также предлагает его пресекать.

При подготовке статьи использованы материалы книг В.Сатир «Вы и ваша семья» и М.Урбан «Успех чужими руками. Эффективное делегирование полномочий»

© Марина Куновская, self-organizing.by

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *



Спасибо всем, кто добавляет наши посты в "Фейсбук"!



...и поднимает их в поиске Gооgle с помощью кнопки "+1"!