Личное «облако» делового человека

Кажется, только вчера флеш-диск с рабочими файлами стал таким же привычным атрибутом делового человека, как органайзер или визитница. Но уже все больше бизнесменов хранят и редактируют свои документы в так называемых «вычислительных облаках», расположенных в интернете и доступных в любое время и в любом месте. Более того – планируют в «облаках» свой бизнес, анализируют проблемы, рисуют ментальные карты, обрабатывают фотографии, аудио, видео и т.д.

Если вы еще не в числе этих первопроходцев – у вас может возникнуть резонный вопрос: а стоит ли доверять данные, которые хоть как-то касаются вашего бизнеса, сторонним интернет-сервисам?

В самом деле, еще несколько лет назад некоторые авторитетные эксперты предрекали провал концепции «вычислительных облаков», как раз ссылаясь на возможные опасения пользователей за конфиденциальность своих данных. Однако этот психологический барьер успешно преодолевается: в 2009 году объем мирового рынка облачных вычислений составил $ 17 млрд, в 2010-м – $ 40,7 млрд. К 2020 году, по прогнозам исследовательской компании Forrester, объем достигнет $ 241 млрд. В «вычислительные облака» переносится не только коллективная работа над офисными документами, но и функции управления ресурсами предприятия, проектами, взаимоотношениями с клиентами и др. Заказчики понимают, что «облачные» провайдеры помимо своей репутации ставят на карту многомиллионные прибыли и не заинтересованы создавать клиентам проблемы.

Словом, стоит попробовать.

Хранение, синхронизация, просмотр файлов. Редактирование

Весьма вместительную онлайновую «флешку» недавно подарил своим пользователям «Яндекс». Нужно совершить три простых действия: отправить заявку на использование сервиса «Яндекс.Диск», установить на свой компьютер программу синхронизации файлов и прорекламировать сервис в любой социальной сети – после чего объем «Яндекс.Диска» вырастет с первоначальных 3 ГБ до 10 ГБ (если же изначально зарегистрируетесь на «Яндекс.Диске» по моему инвайту – получите дополнительный бесплатный гигабайт, то есть всего – 11ГБ). В интерфейсе почты «Яндекс» появится новая вкладка «Файлы». Здесь вы прямо сможете создавать папки (в т.ч. вложенные) и сохранять в них файлы. Личный файл можно сделать публичным – и переслать ссылку на него деловому партнеру.

«Яндекс.Диск» находится в стадии тестирования и, кроме функции хранения файлов, наверняка предложит и другие возможности. Например, в окне сервиса под файлами уже появилась кнопка «Просмотреть» – но она пока не работает. Хочется заметить, что со стороны разработчиков было бы сильным шагом превратить «Яндекс.Диск» в универсальный онлайновый просмотрщик файлов. Причем, не следует ограничиваться просмотром (и даже редактированием) стандартных офисных и графических форматов – это умеют и конкуренты. А вот если «Яндекс.Диск» научится просматривать форматы, в которых люди хранят электронные книги (а это, кроме форматов *pdf и *.htm, еще и *.fb2, *.fb3 *.pub, *.lit, *.chm, *.djvu и др.) – получится универсальная онлайновая «читалка», которая сделает личную библиотеку пользователя доступной ему с любого ПК или смартфона. А если сервис еще даст возможность выделять маркером цитаты из книг и формировать из цитат конспекты – получится не имеющий аналогов и очень востребованный продукт. Прошу «Яндекс» считать эту идею официальным предложением своего бета-тестера. 🙂

Если у вас уже есть почта Gmail (а у многих деловых людей она есть), можете прямо сейчас начать исследовать приложение «Диск Google» (ранее – GoogleDocs), которое до сих пор игнорировали. Здесь есть возможность полноценно редактировать документы, таблицы, презентации и рисунки различных форматов и просматривать файлы более полутора десятков форматов (от *.pdf до Photoshop, в т. ч. – упакованные в архивы *.zip и *.rar). Плюс к этому пользователь получает бесплатный онлайновый диск объемом 5 Гб, чего большинству деловых людей хватит надолго. Пользователи имеют возможность видеть правки друг друга и оставлять текстовые комментарии, а при желании – одновременно общаться в голосовом чате Google либо проводить в Google+ бесплатную видеоконференцию с девятью собеседниками одновременно. Также можно загружать на «Диск Google» вложенные файлы прямо из почтовой переписки на Gmail. И наоборот: пересылка по почте реальных файлов теперь необязательна – она легко заменяется отправкой клиентам и партнерам «секретных» ссылок на документы с «Диска Google».

Вы можете включить в Google т.н. механизм двухэтапной аутентификации – и вам не понадобится запоминать пароль для доступа к своему аккаунту. На практике это означает следующее. Вы можете сесть за компьютер в чужом офисе или в интернет-кафе незнакомого города, ввести адрес вашего почтового ящика (его-то вы помните!) и попросить Google прислать на ваш мобильник (указанный вами заранее) SMS с цифровым кодом. Вводите код, работаете. А после того, как вы закроете браузер и уйдете – никто не сможет получить доступ к вашему аккаунту, даже если на компьютере стоял «клавиатурный шпион». Ведь Google потребует от злоумышленника ввести новый код, который вновь будет прислан… на ваш мобильный! 🙂

Бесплатно зарегистрировавшись в службе Microsoft SkyDrive, вы получите доступ к четырем приложениям Microsoft Web Apps: для просмотра и редактирования текстов, электронных таблиц, презентаций и коллекционирования заметок. Это онлайновые версии Word, Ecxel, PowerPoint и OneNote. Если у вас на компьютере уже установлена одна из последних версий офисного пакета Microsoft Office 2007 либо 2010 – в онлайновых аналогах вы найдете знакомый «ленточный» интерфейс и ключевые возможности (естественно, урезанные по сравнению с настольной версией – но то же самое можно сказать обо всех онлайновых пакетах). Дополнительно пользователь получает почтовый ящик на Hotmail, приложение Messenger для обмена мгновенными сообщениями, а также 7 гигабайт бесплатного пространства для хранения своих документов и фотографий, получить доступ к которым можно из любой точки мира через интернет-браузер или специальное приложение.

Наличие собственного «облака» вовсе не обязывает работать исключительно в интернете. Оптимальная схема: онлайновый офисный пакет + постоянная синхронизация файлов в «облаке» и на всех рабочих ПК/ноутбуках + привычные настольные офисные приложения (к слову, платным настольным офисам есть практически не уступающая по функциональности бесплатная альтернатива – пакеты Libre Office и Open Office). Так вы всегда сохраните доступ к последним версиям файлов, даже если неожиданно сломается основной компьютер либо прервется интернет-соединение. Microsoft SkyDrive и «Яндекс.Диск» предлагают собственные приложения для синхронизации файлов на всех компьютерах пользователя, а также на айфонах и смартфонах с операционой системой Android (SkyDrive также поддерживает iPad).

Еще один вариант – регистрация на популярных сервисах хранения файлов. Например, Box.Net (5 бесплатных Гб) или Amazon Cloud Drive (еще 5 Гб). Затем устанавливается программа Gladinet Cloud Desktop Starter Edition, которая позволит одновременно управлять этими виртуальными «флешками», а также упомянутыми выше «облачными» хранилищами Microsoft Skydrive и «Диск Google».

Планирование, тайм-менеджмент, решение проблем

Самостоятельно провести необходимые расчеты и составить готовый бизнес-план, не будучи специалистом в этой области, поможет предпринимателю облачный сервис Business Plan Expert. Сервис помогает пользователю пройти шаги, необходимые для составления всех разделов бизнес-плана, составить финансовый прогноз, оценить стоимость проекта и ваши потребности в собственных средствах и кредитах, проанализировать риски и чувствительность проекта к изменению ключевых параметров. У сервиса есть бесплатная версия, имеющая ограничения по количеству проектов (до двух), их продолжительности (до двух лет), количеству продуктов и услуг (до пяти).
TimeMaster – это онлайн-органайзер, дополненный бесплатными вебинарами, мини-курсами и статьями по тайм-менеджменту. В отличие от многих супернавороченных аналогов, органайзер обладает очень наглядной и гибкой структурой, позволяющей настроить его под любую систему тайм-менеджемнта. Пользователь может составлять списки задач, разбивать задачи на подзадачи (создавая деревья задач) и группировать по контекстам (папкам и меткам), планировать в календаре встречи и звонки, хранить контакты и анализировать по каждому из них список задач, контролировать в дневнике потраченное время.
Сервис Mindforger.com поможет в постановке целей и решении проблем. Сервис включает в себя Life-дизайнер на основе колеса жизненного баланса Wheel of Life, позаимствованную из коучинга модель эффективных вопросов GROW (goal – цель, reality – реалии, options – варианты, wrap-up – итоги), методику постановки целей S.M.A.R.T.E.R. (specific – конкретная, measurable – измеримая, attainable – достижимая, realistic – реалистичная, timeable – привязанная ко времени, exciting – захватывающая, resourced – обеспеченная ресурсами), анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз по методу SWOT, настройку приоритетов с помощью Матрицы Эйзенхауэра. Поскольку сервис находится в альфа-тестировании, количество жизненных целей пока лимитировано пятью.

Работа с mind maps

Простейший сервис для создания ментальных карт Text2Mindmap идеально подходит для обдумывания собственных планов и бизнес-идей, проведения мозговых штурмов и презентаций.
Дело в том, что сервис использует необычный для этого класса программ, но очень удобный и быстрый способ создания карты. Вы просто вписываете столбиком ключевые слова и превращаете столбик в лесенку с помощью кнопки Tab на клавиатуре – а сервис автоматически создает ветви ментальной карты. Работа с картой интуитивно понятна, цвет и размеры шрифта, узлов и линий легко настраиваются. Вашим слушателям наверняка понравится приятный эффект – когда при перетаскивании одной ветки относительно других приходит в движение вся карта. Главное, чтобы презентационный компьютер имел доступ к интернету – иначе вам придется ограничиться демонстрацией картинки в формате *.jpg, в который сервис может сохранить созданную карту.

Если же вам больше по душе рисовать ментальные карты в традиционном стиле – включите в свой арсенал сервисы Mind42 или MindMeister. MindMeister бесплатно хранит у себя только 3 карты (но никто вам не запрещает поочередно перемещать их на свой компьютер). Зато этот сервис имеет приложение для смартфонов.

Подготовка фотографий, корректировка оригинал-макетов

Все чаще деловые люди продвигают себя в интернете. Как быстро подготовить фотографии своего выступления на конференции для размещения в блоге, на «Фейсбуке»?
Сервис Pixlr-o-Matic позволяет буквально в несколько кликов обработать вашу фотографию эффектами, подобрать для нее рамку и сохранить на свой компьютер либо на специальный сервис Imm.io, где ваше фото будет доступно всем вашим друзьям, котором вы пришлете ссылку (при необходимости, можете широко распространить ссылку через Twitter или другие социальные сети).
Если вам будет мало возможностей этого приложения – воспользуйтесь полноценным онлайновым фото-редактором Pixlr, который напоминает по своим возможностям облегченную версию Photoshop и поддерживает русский язык. В качестве альтернативы можем предложить англоязычный редактор Sumo.fm: одна из его дополнительных «фишек» – наличие кистей, напоминающих художественные, что может привлечь пользователей, умеющих рисовать.
А что делать, если дизайнер прислал вам оригинал-макет в векторном формате Corel Draw или Adobe Illustrator – а вы не можете его просмотреть (нет под рукой нужной программы). Воспользуйтесь онлайновым конвертером графических файлов Cdr2Ai: он умеет конвертировать векторные форматы, например в *.jpg – а уж последний формат вы сможете просмотреть где угодно! Но что если вы увидели в оригинал-макете ошибки и захотели явно показать дизайнеру, что нужно исправить? Что ж, тогда конвертируйте Corel Draw в другой векторный формат – *.svg, а затем откройте полученный файл и внесите в него правки в векторном редакторе Raven от компании Аviary.com.

Подготовка аудио-конспектов и видео-презентаций

У Аviary.com есть еще несколько полезных приложений: для редактирования изображений, наложения эффектов, самостоятельного создания простеньких рингтонов. Кстати, а у вашей компании уже есть музыкальный логотип (вспомните знаменитые 5 нот логотипа Intel)?

Аудио-редактор Аviary Myna поможет вам в ситуации, когда необходимо вырезать из аудиозаписи семинара или тренинга наиболее интересные фрагменты, склеить их в один файл и улучшить его качество. Еще вариант: вы хотите выложить в своем блоге или социальной сети подкаст (цифровую аудиозапись) со своим выступлением. В Myna можно записать свой голос (при наличии у вас стереогарнитуры или отдельного микрофона), и наложить на него мелодию.

Похожие потребности могут возникнуть и при подготовке видороликов, записанных с помощью цифровой камеры или смартфона. Вы можете выбрать, например, между русскоязычным онлайновым видеоредактором «РусКоннект» – и англоязычным Stupeflix. Оба редактора умеют разрезать и склеивать видеофрагменты и отдельные изображения, накладывать на них голос, музыку, видеоэффекты и переходы, а также размещать результат на YouTube и «Фейсбуке». А Stupeflix также обладает экзотической функцией наложения на видео голоса, синтезированного компьютером (подойдет для быстрой подготовки видеоинструкций, если вас смущает собственный голос).

© Юрий Смирнов, Self-organizing.by

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *



Спасибо всем, кто добавляет наши посты в "Фейсбук"!



...и поднимает их в поиске Gооgle с помощью кнопки "+1"!