Семь шагов для преодоления беспорядка в документах

Среди всех видов беспорядка, какие вы можете обнаружить у себя дома или в офисе, беспорядок в бумагах создает больше всего беспокойства. Беспорядок в бумагах – свидетельство отложенных решений и незавершенных дел. Если вы окружены бумажным беспорядком, то никогда точно не знаете, что находится в нижней части стопки и, значит, никогда не можете быть уверены, что именно требует вашего времени и внимания. Но когда у вас появится простая, функциональная и привлекательная система организации бумаг, – вы положите конец кипам бумаг и тем непростым чувствам, которые они создают. Сделайте эти семь простых шагов, чтобы сказать «пока» бумажному беспорядку и «привет» миру в душе.

Шаг 1. Создайте систему сбора документов

Первый шаг к расставанию с бумажным хламом – это определение единственного места, где собираются входящие документы. Решите, где оно будет располагаться – лучше всего рядом с дверью, которой вы пользуйтесь чаще всего. Если вы не уверены, где должно быть это место, заметьте, где обычно оказываются ваши бумаги, такие как ежедневная почта. Вы привычно складываете там бумаги в любом случае, поэтому имеет смысл сделать эту точку законным местом сбора для входящих документов. Как только вы выбрали место, найдите контейнер, будь то декоративный лоток, плетеная корзина или коробка, и установите, что это единственное место, куда будут поступать входящие бумаги. Это предотвратит разбрасывание бумаг по дому и появление разнообразных куч и стопок.

Шаг 2. Создайте систему работы с «исполняемыми документами»

Как только вы нашли место для системы сбора входящих, следующий шаг установить систему для других типов бумаг – бумаг к исполнению, бумаг с полезной информацией и архивных документов. Начните с исполняемых документов. Это наиболее важный тип  документов в доме и офисе, потому что их назначение – сообщить вам о необходимости выполнить какую-то задачу. Счета, приглашения на вечеринки и пропускные карточки – это общеизвестные примеры бумаг к исполнению. Когда вы будете устанавливать вашу систему к исполнению, обратите  внимание на удобство. Лучшая система для документов установлена близко к тому месту где вы решаете задачи, которые связаны с вашей бумажной работой. Если вы оплачиваете счета за кухонным столом, разместите небольшую папку к исполнению на кухонном столе, чтобы собирать там ваши счета и другие бумаги к исполнению.

Шаг 3. Создайте систему для справочных документов

Далее, установите систему для своих справочных документов. Это документы которые не требуют каких-либо действий с вашей стороны прямо сейчас, и если даже с ними связаны какие-то действия , то не сами по себе бумаги заставляют вас их предпринять. Например, меню службы доставки еды – пример справочного документа. Само по себе меню не говорит вам, что вы должны заказать пиццу, но когда вы хотите ее заказать, хорошо бы знать точно, где это находится. Для таких бумаг подходят папки на кольцах, ведь как и с бумагами к исполнению, удобство – ключевой момент для удобной справочной системы. Картотека в домашнем офисе на втором этаже вашего дома – это все же немного далековато от места, с которого вы заказываете пиццу.

Шаг 4. Создайте систему хранения архивных бумаг

Подумайте о своих архивных документах, о том, что хранится постоянно. Это такие документы, как старые налоговые декларации, которые вы должны хранить некоторое время. Как и справочные документы, они не требуют от вас каких-то текущих действий. Но вы будете обращаться к своим архивным документам несколько реже, чем ко всем остальным типам бумаг – входящим, исполняемым и справочным. Поэтому картотека в вашем офисе – великолепный вариант хранения для архивной системы документов.

Шаг 5. Заведите привычки, необходимые для эффективного использования каждой из систем

После того как вы создали ваши системы, следующим шагом должно быть определение и создание привычки необходимой для использования каждой из систем. Имейте в виду, что каждая из систем потребует отдельных привычек. Например, имеет смысл опустошать вашу систему входящих ежедневно, обрабатывая ваши бумаги и распределяя их между системами исполняемых, справочных и архивных документов. Обдумывая привычки, которые нужно создать, держите в поле зрения правило: чем чаще вы будете обращаться к вашим бумагам, тем меньше времени будут существовать бумажные кипы.

Шаг 6. Разгребите ваши бумажные запасы

ОК. Вот мы и разобрались, что делать со входящими бумагами. Но что, если у вас накопились запасы? Лучший подход – расставить приоритеты, а затем действовать шаг за шагом.

Приоритет 1: ежедневный поток входящих. Наиболее эффективный подход к обращению с запасами бумаг – исключить создание новых. Так что сделайте своим основным приоритетом управление новыми входящими документами: обрабатывайте сегодняшние документы сегодня.

Приоритет 2: видимые запасы. После того, как ежедневный поток окажется под контролем, начинайте разбирать те кипы бумаг, которые откровенно захламляют столы, поверхности комодов и шкафчиков и другие открытые площади дома и в офисе.

Приоритет 3: скрытые запасы. После того как вы разобрались со входящим потоком и видимыми запасами, можно начинать сортировать те бумаги, что прячутся в сумках и коробках или лежат в переполненной картотеке.

Шаг 7. Наслаждайтесь вашим чистым столом и другими поверхностями!

После того, как сделаны первые шесть шагов, остается только сесть и получить удовольствие от спокойствия в душе, которое приносит жизнь, свободная от бумажного хлама. Насладитесь этим миром…а теперь займитесь тем, что вы любите делать!

Эби Гарвей (Aby Garvey),  www.simplify101.com

Перевела Марина Куновская

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *



Спасибо всем, кто добавляет наши посты в "Фейсбук"!



...и поднимает их в поиске Gооgle с помощью кнопки "+1"!